Politique de dénonciation

Objet

Tel qu’indiqué dans son Code de conduite professionnelle et de déontologie, Doman Building Materials Group Ltd (« Doman ») et ses filiales et sociétés affiliées (« entités Doman ») s’engagent fermement à mener leurs activités dans le respect des lois et de manière éthique. On s’attend à ce que les administrateurs, les dirigeants et les employés des entités Doman (collectivement désignés « personnel Doman ») discutent avec les superviseurs, les directeurs ou toute autre personne appropriée des préoccupations qu’ils pourraient avoir au sujet de pratiques illégales ou contraires à la déontologie, ou lorsque ces derniers ont des doutes sur la meilleure manière de procéder dans une situation donnée. Les entités Doman ont pour politique d’interdire toute forme de représailles qui pourraient découler de signalements faits de bonne foi. De plus, il est inacceptable de transmettre sciemment de faux renseignements.

Les entités Doman exigent que l’information soit enregistrée et communiquée de façon honnête et précise. On se fie aux documents comptables des entités Doman pour préparer des rapports à l’intention des cadres, des administrateurs, des actionnaires, des agences gouvernementales ou de toute autre personne avec qui les entités Doman font affaire. Tous les états financiers de Doman, ainsi que les livres, les dossiers et les comptes sur lesquels ils sont fondés, doivent refléter adéquatement les activités des entités Doman et être conformes aux exigences juridiques et comptables et aux normes de vérification. Ils doivent aussi être conformes aux exigences du système de contrôles internes des entités Doman.

Portée

Cette politique s’applique à tous les employés de Doman.

Procédure de plainte confidentielle

Les entités Doman ont élaboré une procédure permettant au personnel Doman de déposer des plaintes de bonne foi concernant des pratiques de comptabilité ou de vérification douteuses, notamment :

  • Une fraude ou une erreur délibérée dans la préparation, l’évaluation, l’examen ou la vérification des états financiers des entités Doman;
  • Une fraude ou une erreur délibérée dans la comptabilisation et la tenue des registres financiers des entités Doman;
  • Des irrégularités dans les systèmes de contrôles internes des entités Doman ou un défaut de conformité avec ceux-ci;
  • Une déclaration fausse ou trompeuse ou un énoncé erroné faits à un haut dirigeant ou à un comptable, ou par un de ces derniers, concernant un élément dans les registres financiers, les rapports financiers ou les rapports de vérification des entités Doman;
  • Des écarts par rapport à une présentation complète et fidèle de la situation financière des entités Doman.

Tout employé qui, en toute bonne foi, fait état de préoccupations au sujet d’une pratique de comptabilité ou de vérification ou de toute autre pratique que l’employé juge être une violation du Code de conduite professionnelle et de déontologie peut faire part de ses préoccupations directement au président du comité de vérification de Doman :

  • par courriel : auditcmtechair@domanbm.com
  • par télécopieur : 1.877.216.8459
  • par la poste : 1600 – 1100 rue Melville, CP 39, Vancouver, C.-B., V6E 4A6, Canada

Les employés peuvent également s’adresser à notre prestataire de service extérieur :

Nom d’utilisateur : Doman
Mot de passe : C5can (sensible à la casse)

La confidentialité des plaintes adressées au président du comité de vérification sera maintenue dans toute la mesure du possible en tenant compte de la nécessité d’effectuer une enquête approfondie. Lorsqu’il est possible de le faire, le président accusera réception de la plainte, bien que le but ne soit pas de communiquer où en est rendu l’examen ou la résolution de la plainte à l’employé ayant déposé la plainte.

À la réception d’une plainte, le président déterminera si la plainte concerne une pratique de comptabilité ou de vérification douteuse. Le cas échéant, la plainte sera immédiatement portée à l’attention du comité de vérification de Doman qui procédera à son examen. Si, selon le comité de vérification, la plainte est justifiée, on prendra rapidement des mesures correctives.

Le président s’assurera qu’on tient un registre de toutes les plaintes reçues afin d’être en mesure de faire le suivi de l’examen et la résolution de celles-ci.

Protection Du Personnel Canwel

Les entités Doman s’engagent à ne pas congédier, rétrograder, suspendre, menacer ou harceler un membre du personnel Doman, ou faire de la discrimination à son égard, en lien avec les modalités de son emploi, en se fondant sur toute mesure légitime prise par l’employé en ce qui concerne le signalement, en toute bonne foi, d’une préoccupation aux termes de cette procédure.